Cara Membuat Mailmerge dengan sumber data dari Excel

Pertama – tama kita buat dulu data excel terlebih dahulu
NIM Nama Mahasiswa Jurusan Alamat Kota
001 Muhamad Ichsan BA Jl. Munjul No. 12 A Purwakarta
002 Dek Nada OM Jl. Cempaka No. 5 Cikampek
003 Rian Febrian OM Jl. Maung IIC No.2 Cikampek
004 Chika Jessica BA PERUM BUNGA Blok A1 Subang

Data tersebut di save terlebih dahulu pada komputer. Kemudian kita membuat data di Ms. Word Setelah selesai kita mulai membuat mail merge dengan langkah – langkah.

Langkah 1

Langkah pertama bukalah file master surat yang digunakan dan klik pada Menu Maillings > Start Mail Merge > Letters.

Langkah 2

Selanjutnya klik Select Recipient dan pilih Type New List, seperti gambar dibawah ini :

Langkah 3

Pada jendela yang tampil klik Customize Columns, untuk memodifikasi field data source.

Langkah 4

Selanjutnya hapus semua field yang tidak digunakan dengan menekan tombol delete.

Langkah 5

Setelah semua field terhapus tambahkan field baru dengan menekan tombol add, seperti gambar berikut.

Langkah 6

Selanjutnya isikan data sesuai dengan keperluan pada setiap baris yang tersedia.

Langkah 7

Setelah semua data selesai dimasukkan tekan tombol OK dan simpan database tersebut satu folder dengan master surat, hal ini dilakukan untuk mempermudah jika dikemudian hari kita akan menggunakanya lagi dan mail merge akan terus berjalan.

Langkah 8

Selanjutnya untuk memasukkan data dari database, letakkan kursor dimana kita akan menempatkan data dan klik pada menu Insert Mail Merge > Klik kategori Field yang di inginkan.

clip_image017

Langkah 9

Langkah terakhir untuk melihat hasilnya klik Preview Result dan gunakan navigasi tombol next dan previous untuk melihat hasil data satu persatu.

membuat

Posted in UAS | Tinggalkan komentar
Import data dari Ms Excel kedalam Ms Access
Posted on 21 Juli 2011 by selviana80

Sebelumnya kita membuat tabel Matakuliah sebagai berikut pada Ms. Excel :
Kode Matakuliah Nama Matakuliah SKS Dosen Pengajar
BA101 Bahasa Inggris 3 Mr. Kim
BA402 Office Integration 2 Mr. Siswono
OM203 Perpajakan 4 Mr. Abdul

Jika anda telah memiliki database dalam bentuk Microsoft Excel (*.xls), maka anda tidak perlu membuat atau memasukkan kembali data yang telah ada didalam file Excel anda tersebut. Untuk dapat menggunakan file Excel anda kedalam Microsoft Access

Jika anda telah memiliki database dalam bentuk Microsoft Excel (*.xls), maka anda tidak perlu membuat atau memasukkan kembali data yang telah ada didalam file Excel anda tersebut. Untuk dapat menggunakan file Excel anda kedalam Microsoft Access, silahkan ikuti langkah-langkah berikut ini:

Buat Database baru di Microsoft Access dengan cara:

1. Klik “Create a new file” (pada taskpane)

2. Kemudian Pilih “Blank Database”

3. Kemudian “Save” dengan nama file yang kita inginkan.

4. JIka di simpan (save), maka akan keluar lembar baru untuk membuat table dan sebagainya.

5. Misal kita memiliki file Excel, dan sudah dipersiapkan.

6. Pada Object table”, klik kanan pada lahan putih dibawah “Create table by entering data”. Kemudian Pilih “Import”.

7. Setelah klik import, maka akan muncul menu dibawah ini. Kemudian rubah file tipe menjadi Microsoft Excel dan cari file yang ingin dipindahkan ke Microsoft Access. (Misalkan disini saya menggunakan file Alamat-Dinkes2005.xls

8. Jika sudah menemukan file yang akan di pindahkan ke Microsoft Access, kemudian klik Import. Maka akan muncul tampilan seperti berikut ini:

( ) Show worksheets = artinya sheet atau lembar yang kita miliki di table Excel. Misalnya pada table saya, terdapat 3 (Tiga) Sheet table yang tersedia di dalam file Excel yang saya miliki. Kemudian pilih Tabel (Sheet) yang ingin kita gunakan. Misalkan saya menggunakan Sheet Dinkes. Saya pilih sheet dinkes, kemudian Klik Next.

9. Setelah klik Next, maka akan muncul pertanyaan untuk memilih apakah baris pertama akan dijadikan variabelnya. Pada pertanyaan ini, silahkan untuk mengklik “First Row Contains Coloumn Heading”. Setelah ini selesai, silahkan untuk mengklik Next.

10. Setelah mengklik Next, akan muncul tampilan yang menanyakan dimana kita akan menempatkan table yang telah kita miliki ini. Apakah dalam table baru atau dalam table yang sudah ada. Untuk pilihan ini, silahkan mencoba untuk memilih “In New Tabel”. Setelah memilih menu tersebut, silahkan untuk mengklik menu Next.

11. Setelah klik next maka akan muncul pesan atau hasil preview dari table kita, seperti dibawah ini. Setelah itu silahkan mengklik menu Next.

12. Pada pilihan berikutnya, anda dihadapkan dengan pertanyaan “Apakah anda akan menentukan variabel yang akan dijadikan primary key?”. Hasil tampilannya dapat dilihat dibawah ini.

Terdapat tiga pilihan dalam membuat primary key:

1. Let Access add primary key = yang artinya akan dibuat variabel primary key secara otomatis oleh access.
2. Choose my own primary key = yang artinya anda dapat memilih variabel mana yang ingin dijadikan primary key pada table yang telah dimiliki.
3. No primary key = yang artinya tidak membuat primary key pada table yang telah ada. Namun anda dapat membuat primary key secara manual (yang pernah diajarkan dulu, melalui menu table).

Jika telah selesai, silahkan untuk mengklik menu Next. Sebagai contoh, saya tidak menggunakan primary key secara otomatis, tapi saya akan membuat primary key secara manual.

13. Setelah itu klik Next, kemudian klik Finish. Maka table yang anda miliki di Excel telah di Import ke dalam bentuk Access.

NB: Membuat Primary Key: Untuk membuat primary key, silahkan masuk ke dalam table design. Kemudian klik kanan pada variabel yang diinginkan, lalu pilih primary key (gambar kunci). Pada modul terdahulu telah ada dibuatkan cara membuat primary key.
Posted in UAS | Tinggalkan komentar
membuat mailmerge yang sumber datanya dari Ms.Access
Posted on 21 Juli 2011 by selviana80

Seperti halnya membuat mail merge yang sumber datanya dari Ms. Excel. Kita pertama – tama membuat tabel data mahasiswa pada Ms. Access sebagai berikut :
Mahasiswa NIM Nama Mahasiswa Jurusan Alamat Kota
001 Muhammad Ichsan BA Jl. Munjul No. 12 Purwakarta
002 Dek Nada OM Jl. Cempaka No. 5 Cikampek
003 Rian Febrian OM Jl. Maung IIC No. 2 Cikampek
004 Chicka Jessica BA PERUM BUNGA Blok A1 Subang

Jangan lupa tentukan Primary keys pada database yang kita buat di Ms. Access.

Data tersebut kita save pada drive di komputer kemudian kita mengetik Naskah Surat Undangan Rapat Awal Semester seperti di bawah ini.

Nomor : 112/Lp3i/III/2011 20 Juli 2011
Lampiran : -

Hal : Undangan Rapat

Kepada Yth :

Di

Salam hormat,
Segala puji dan syukur kepada Tuhan yang Maha Esa karena atas rahmat-Nyalah kita berada dalam keadaan sehat dan selalu mendapat perlindungan dari-Nya.

Sehubungan dengan akan dilaksankannya Acara Rapat awal Semester, kami selaku panitia mengudang para mahasiswa dan mahasiswi Lp3i Purwakarta untuk menghadiri rapat pada :

Hari/Tanggal :Minggu, 24 Juli 2011
Waktu : 08.00 WIB
Tempat : Campus Lp3i Purwakarta

Demikian undangan ini kami sampaikan, mengingat pentingnya acara ini maka kehadiran Mahasiswa/mahasiswi Lp3i Purwakarta untuk hadir tepat pada waktunya. Atas perhatiannya, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,
Ketua Panitia

Nurkholifah

Berikut adalah panduan dan langkah langkah menggunakan fasilitas mail merge pada Microsoft word 2007; 1. Buatlah dukumen baru pada Microsoft word

2. Pilih ‘mailing menu’

3. Pilih Ikon ‘start mail merge’

4. Buat atau siapkan dokumen utama (main dokumen) yang bisa berupa surat, email, amplop dsb

5. Buat atau pilih alamat sebagai sumber data (data source)

* Ketik daftar baru (new list) untuk membuat alamat sumber data baru
* Ketik daftar yang tersedia (existing list) utnuk menggunakan sumber data yang sudah tersedia, seperti MS Excel document, database access, dsb

6. Buat data atau isi pada dokumen utama

7. Untuk melihat hasilnya, klik Ikon ‘preview’
Posted in UAS | Tinggalkan komentar
seluruh surat hasil mailmerge
Posted on 21 Juli 2011 by selviana80

Nomor : 112/Lp3i/III/2011 20 Juli 2011
Lampiran : -

Hal : Undangan Rapat

Kepada Yth :

Di

Salam hormat,
Segala puji dan syukur kepada Tuhan yang Maha Esa karena atas rahmat-Nyalah kita berada dalam keadaan sehat dan selalu mendapat perlindungan dari-Nya.

Sehubungan dengan akan dilaksankannya Acara Rapat awal Semester, kami selaku panitia mengudang para mahasiswa dan mahasiswi Lp3i Purwakarta untuk menghadiri rapat pada :

Hari/Tanggal : Minggu, 24 Juli 2011
Waktu : 08.00 WIB
Tempat : Campus Lp3i Purwakarta

Demikian undangan ini kami sampaikan, mengingat pentingnya acara ini maka kehadiran Mahasiswa/mahasiswi Lp3i Purwakarta untuk hadir tepat pada waktunya. Atas perhatiannya, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,
Ketua Panitia

Nurkholifah

Cara membuat Mail Merge nya Adalah

1. Klik Menu Mailings

2. Klik Select Recipients

3. Pilih Use Existing List

4. Pilih Data yang telah di save pada drive komputer kemudian klik open

5. Masukan dengan cara klik Insert Merge Field

6. Masukan Field – field yang diperlukan pada tempat yang diinginkan, sehingga muncul seperti di bawah ini

Nomor : 112/Lp3i/III/2011 20 Juli 2011
Lampiran : -

Hal : Undangan Rapat

Kepada Yth :
«NIM» «Nama_Mahasiswa» «Jurusan»

Di

«Alamat»

«Kota»

Salam hormat,
Segala puji dan syukur kepada Tuhan yang Maha Esa karena atas rahmat-Nyalah kita berada dalam keadaan sehat dan selalu mendapat perlindungan dari-Nya.

Sehubungan dengan akan dilaksankannya Acara Rapat awal Semester, kami selaku panitia mengudang para mahasiswa dan mahasiswi Lp3i Purwakarta untuk menghadiri rapat pada :

Hari/Tanggal : Minggu, 24 Juli 2011
Waktu : 08.00 WIB
Tempat : Campus Lp3i Purwakarta

Demikian undangan ini kami sampaikan, mengingat pentingnya acara ini maka kehadiran Mahasiswa/mahasiswi Lp3i Purwakarta untuk hadir tepat pada waktunya. Atas perhatiannya, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,
Ketua Panitia

Nurkholifah

7. Setelah field – field nya dimasukan kemudian liat hasilnya pada Preview Results, untuk halaman selanjutnya klik next record. Dan tampilan akhirnya adalah sebagai berikut.

Nomor : 112/Lp3i/III/2011 20 Juli 2011
Lampiran : -

Hal : Undangan Rapat

Kepada Yth :
001 Muhamad Ichsan BA

Di

Jl. Munjul No. 12 A

Purwakarta

Salam hormat,
Segala puji dan syukur kepada Tuhan yang Maha Esa karena atas rahmat-Nyalah kita berada dalam keadaan sehat dan selalu mendapat perlindungan dari-Nya.

Sehubungan dengan akan dilaksankannya Acara Rapat awal Semester, kami selaku panitia mengudang para mahasiswa dan mahasiswi Lp3i Purwakarta untuk menghadiri rapat pada :

Hari/Tanggal : Minggu, 24 Juli 2011
Waktu : 08.00 WIB
Tempat : Campus Lp3i Purwakarta

Demikian undangan ini kami sampaikan, mengingat pentingnya acara ini maka kehadiran Mahasiswa/mahasiswi Lp3i Purwakarta untuk hadir tepat pada waktunya. Atas perhatiannya, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,
Ketua Panitia

Nurkholifah

Nomor : 112/Lp3i/III/2011 20 juli 2011
Lampiran : -

Hal : Undangan Rapat

Kepada Yth :
002 Dek Nada OM

Di

Jl. Cempaka No. 5

Cikampek

Salam hormat,
Segala puji dan syukur kepada Tuhan yang Maha Esa karena atas rahmat-Nyalah kita berada dalam keadaan sehat dan selalu mendapat perlindungan dari-Nya.

Sehubungan dengan akan dilaksankannya Acara Rapat awal Semester, kami selaku panitia mengudang para mahasiswa dan mahasiswi Lp3i Purwakarta untuk menghadiri rapat pada :

Hari/Tanggal : Minggu, 24 Juli 2011
Waktu : 08.00 WIB
Tempat : Campus Lp3i Purwakarta

Demikian undangan ini kami sampaikan, mengingat pentingnya acara ini maka kehadiran Mahasiswa/mahasiswi Lp3i Purwakarta untuk hadir tepat pada waktunya. Atas perhatiannya, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,
Ketua Panitia

Nurkholifah

Nomor : 112/Lp3i/III/2011 20 Juli 2011
Lampiran : -

Hal : Undangan Rapat

Kepada Yth :
003 Rian Febrian OM

Di

Jl. Maung IIC No.2

Cikampek

Salam hormat,
Segala puji dan syukur kepada Tuhan yang Maha Esa karena atas rahmat-Nyalah kita berada dalam keadaan sehat dan selalu mendapat perlindungan dari-Nya.

Sehubungan dengan akan dilaksankannya Acara Rapat awal Semester, kami selaku panitia mengudang para mahasiswa dan mahasiswi Lp3i Purwakarta untuk menghadiri rapat pada :

Hari/Tanggal : Minggu, 24 Juli 2011
Waktu : 08.00 WIB
Tempat : Campus Lp3i Purwakarta

Demikian undangan ini kami sampaikan, mengingat pentingnya acara ini maka kehadiran Mahasiswa/mahasiswi Lp3i Purwakarta untuk hadir tepat pada waktunya. Atas perhatiannya, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,
Ketua Panitia

Nurkholifah

Nomor : 112/Lp3i/III/2011 20 Juli 2011
Lampiran : -

Hal : Undangan Rapat

Kepada Yth :
004 Chika Jessica BA

Di

PERUM BUNGA Blok A1

Subang

Salam hormat,
Segala puji dan syukur kepada Tuhan yang Maha Esa karena atas rahmat-Nyalah kita berada dalam keadaan sehat dan selalu mendapat perlindungan dari-Nya.

Sehubungan dengan akan dilaksankannya Acara Rapat awal Semester, kami selaku panitia mengudang para mahasiswa dan mahasiswi Lp3i Purwakarta untuk menghadiri rapat pada :

Hari/Tanggal : Minggu, 24 Juli 2011
Waktu : 08.00 WIB
Tempat : Campus Lp3i Purwakarta

Demikian undangan ini kami sampaikan, mengingat pentingnya acara ini maka kehadiran Mahasiswa/mahasiswi Lp3i Purwakarta untuk hadir tepat pada waktunya. Atas perhatiannya, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,
Ketua Panitia

Nurkholifah
Posted in UAS | Tinggalkan komentar
Membuat Mailmerge dengan sumber data berasal dari Microsoft excel

Sebelumnya kita membuat tabel Matakuliah sebagai berikut pada Ms. Excel :
Kode Matakuliah Nama Matakuliah SKS Dosen Pengajar
BA101 Bahasa Inggris 3 Mr. Kim
BA402 Office Integration 2 Mr. Siswono
OM203 Perpajakan 4 Mr. Abdul

Jika anda telah memiliki database dalam bentuk Microsoft Excel (*.xls), maka anda tidak perlu membuat atau memasukkan kembali data yang telah ada didalam file Excel anda tersebut. Untuk dapat menggunakan file Excel anda kedalam Microsoft Access Read the rest of this entry »

About these ads
Tulisan ini dipublikasikan di UAS. Tandai permalink.

Berikan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s